豐田章男的辦公桌提醒我們，辦公室要做好5S，并不只是把東西擺放整齊。我們同樣要區(qū)分物品的“要”和“不要”，并根據(jù)使用頻率來確定物品的存放位置和方式，或者做廢棄、回收、送人等處理。在此基礎(chǔ)上，我們還要控制庫存，并做到物品的存放方式能夠易取易放易識別。
這些原則聽上去不難，在很多企業(yè)的生產(chǎn)現(xiàn)場也都有推行，但是往往一到辦公室，就會推不下去，或者流于表面形式。
比如我之前所在的公司，每周五都會有一個人對辦公室5S進行檢查，然后會在下班前發(fā)出一份檢查匯總報告。這份報告有不少值得探討的地：第一，明明很多工位的5S很糟糕，檢查結(jié)果卻反映絕大多數(shù)都是合格的5分；第二，偶爾有一兩條不符合項，也是諸如“垃圾桶擺放不到位”、“桌上物品過多”之類的，估計是檢查人員實在看不下去了，又或者覺得不找出一兩條問題來，顯得這個檢查做得太無效，可是怎么叫到位，為什么過多，也沒有明確說明；第三，檢查的過程中，并沒有當面指出問題，也沒有討論，也沒有什么來自管理層的關(guān)注和參與；第四，報告發(fā)出來，也從來沒有見有什么反饋，不見有什么整改措施。這份報告對大家來說，太不痛不癢了。
這樣的辦公室5S，其實和不做也沒啥大的區(qū)別。革命全靠自覺，檢查純走形式，要求沒人理睬，標準制定不明。
良好的生產(chǎn)現(xiàn)場管理，是一種通識。但是良好的辦公現(xiàn)場管理，卻往往不是一種通識。
“啊，辦公室還搞什么5S？”
“辦公室就是放松的地方啊，不放松怎么辦公？”
“辦公室干嘛搞得人那么緊張，又不是車間現(xiàn)場？”
這些都是經(jīng)常可以聽到的對辦公室5S的抵觸聲音。
就像我們一直以來不斷討論的，要做好辦公室的5S，我們一定要認識到為什么要做5S，5S能夠帶給我們什么好處。
還是讓我們先看看辦公室通常會有什么樣的損失和浪費呢？換句話說，大家日常辦公，通常會遇到什么樣的麻煩呢？
約翰·比切諾（John Bicheno，歐洲精益運營的標志性人物，現(xiàn)任英國白金漢大學(xué)精益企業(yè)機構(gòu)主任）在《The Lean Toolbox for Service Systems》一書中，將辦公室所存在的浪費做了以下歸類：
Sorting and Searching 整理和尋找
Interference 干預(yù)
Start-up and End-off 啟動和收尾
Inappropriate Frequency 不恰當?shù)念l率
Waiting 等待
Inappropriate Presence 不恰當?shù)拇嬖?/span>
Mistakes, Errors or lack ofknowledge 錯誤、差錯或者缺乏知識
Inappropriate Measurement 不恰當?shù)臏y量、度量
Sub-optimisation 局部優(yōu)化
Misunderstanding or communicationerrors 理解錯誤或者溝通誤差
Overload 負荷過重
Underload 負荷不夠
Inappropriate prioritization 優(yōu)先級設(shè)定不當
Inappropriate trade-off 利弊權(quán)衡不當
上述歸總分類，大多數(shù)從字面意思上來說，還是比較容易理解的。那么這些浪費和5S有什么關(guān)系呢？為什么我們要說，辦公室的5S工作同樣是很重要的，而辦公室的5S工作，也是始自5S的第一關(guān)-清理呢？
我們先從簡單的例子說起。
不少人坐辦公室，可能都有遇到過這樣的麻煩，那就是要找的文件、資料或者其他物品，翻箱倒柜找不到。還有一件普遍存在的頭疼事，就是地方“不夠大”。地方多大算大呢？明明自己有一張辦公桌，桌面也有兩米見方的地盤，桌下還配備了一個抽屜柜，自己又從別處拖來了一個抽屜柜，身后還有兩個文件柜，資料儲藏室里還有幾個文件柜，但是就是地方“不夠大”。不但桌上的東西堆得疊得滿滿當當，抽屜里拉開，也是一層又一層，能塞東西的地方都塞了東西，文件柜不只是里面塞滿了文件，柜子頂上，柜子周邊的地上，能利用的也都利用上了�？墒堑胤骄褪遣粔蛴�！堆到后面，連落腳的地兒都難找。
而要想從這堆成山、塞得緊緊實實亂糟糟的地盤上，找到要想找的東西，還真是個挑戰(zhàn)！
無論是文件、資料還是物品，如果我們平時不做好清理工作，不及時區(qū)分“要”和“不要”，就很容易導(dǎo)致上面列舉的這些麻煩事兒。平時的清理沒做好（不恰當?shù)念l率），要么就是裝聾作啞繼續(xù)忍受這堆積如山的文檔、雜物，亂糟糟的辦公環(huán)境（不恰當?shù)拇嬖?/span>），要么就要搞運動式的大掃除（整理）。而物品越堆越多，導(dǎo)致空間不夠，尋找物品不方便且耗時，這就產(chǎn)生了整理和尋找的浪費（整理和尋找）。而在這個過程中，也容易導(dǎo)致出差錯，不但是有不能一次性把事情做對的浪費，也有使用了錯誤的文件、記錄、版本不對等導(dǎo)致的失誤（錯誤、差錯）。而尋找的時間越長，相應(yīng)的工作流程就被拉得越長，如果流程中涉及多人協(xié)作，那么又會帶來其他人的等待浪費（等待）。人員把大量時間花在了尋找、等待、糾正錯誤上，就有可能造成看上去很忙（負荷過重），其實都是在做無用功（實際負荷不夠，真正產(chǎn)生增值的工作時間不多）的情況。
你看，即便是看上去簡單的文檔管理、辦公室物品擺放，都會導(dǎo)致這么多的浪費。而這些浪費往往讓我們的辦公流程變得低效，團隊的協(xié)作打折扣，嚴重地還會影響到團隊的士氣和精神面貌。
不只是實物的文檔、物品有上述問題，信息化、電子化之下，其實也存在著不少浪費的現(xiàn)象。
比如很多公司都有自己的服務(wù)器和公共盤，用來供各部分存儲文檔資料和共享辦公。但是很多公司也往往會碰到一個困擾，那就是再大的公共盤，用了不久就還是不夠了，結(jié)果是繼續(xù)擴容，繼續(xù)塞滿了文檔。而實際情況如何呢？如果你去搜索統(tǒng)計公共盤里的文檔，超過一年沒被人使用過的文件，估計不在少數(shù)。同一個文件，有可能在不同的文件夾里出現(xiàn)了多次。某個培訓(xùn)材料，你存了一份，他也存了一份，她也存了一份。而這么多地方都存了同一份文件，但是真要使用這份培訓(xùn)材料時，卻不見得人人都能一次性、無障礙地找到。
辦公場所不像生產(chǎn)現(xiàn)場，生產(chǎn)現(xiàn)場管理不當，生產(chǎn)了一個不良品出來，那個不良品就是不良品，可以立刻被觀察到、記錄到，甚至有傳感器探測到會在現(xiàn)場發(fā)出警報。而辦公場所中存在的種種浪費，卻往往被人忽視掉。
辦公室開展5S活動，絕不是為了讓大家工作不輕松，也絕不是要打造一個不夠放松舒適的環(huán)節(jié)，也絕對不是簡簡單單地要求東西都收到柜子里、抽屜里，桌面上不準放個人物品。辦公室5S的目的，是為了消除辦公室和辦公流程中存在的浪費，讓大家的工作環(huán)境更有利于辦公，讓工作流程的通暢運作有一個好的基礎(chǔ)，從而讓大家能夠更愉快、更有效地辦公。辦公愉快了，流程高效了，認同和存在的價值感高了，團隊協(xié)作好了，企業(yè)的精神面貌無形中就有了飛躍。
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