今天的分享，著重在辦公室在開展5S清理時(shí)，都有哪些小竅門可以參考。

1， 文檔資料電子化

盡量使用并存儲(chǔ)電子化文檔是一個(gè)比較好的方法。當(dāng)然，有些文檔資料可能會(huì)有相關(guān)現(xiàn)有法規(guī)的要求，必須留存紙質(zhì)文檔，但是除此之外，大多數(shù)文檔我們都可以考慮使用并保存電子文檔。

我的工作的很大一部分，是為其他人提供培訓(xùn)和輔導(dǎo)，所以我自己會(huì)參與很多培訓(xùn)課程的培訓(xùn)師認(rèn)證，也會(huì)根據(jù)個(gè)人發(fā)展的需要，參加相關(guān)培訓(xùn)課程，同時(shí)還會(huì)根據(jù)受訓(xùn)方的需求，編制不同的培訓(xùn)材料。

有的培訓(xùn)講師不肯提供電子版的培訓(xùn)材料，只提供紙質(zhì)版。有的課程呢，則是紙質(zhì)版和電子版均會(huì)提供。在我進(jìn)行這方面的5S改善前，我的培訓(xùn)材料都是存放在一個(gè)專門的文件柜里，按照紙質(zhì)材料的大小厚薄進(jìn)行排列擺放。常用的、不常用的，都是混放在一起。時(shí)間久了，光是這些培訓(xùn)資料就占滿了整整一個(gè)文件柜。有一些我偶爾會(huì)拿出來翻看一下，大多數(shù)資料因?yàn)椴檎移饋硪膊皇呛芊奖�，而且也不在手邊，所以查閱翻看的機(jī)會(huì)并不多。

在發(fā)現(xiàn)了這個(gè)改善機(jī)會(huì)之后，我開始著手將所有的紙質(zhì)培訓(xùn)材料轉(zhuǎn)成電子化。能夠拿得到原始的電子文件的，我就盡量找人去問。要不到的、甚至連當(dāng)時(shí)培訓(xùn)老師都找不到的，我就利用復(fù)印機(jī)對手頭的紙質(zhì)培訓(xùn)材料進(jìn)行掃描處理。有的材料是A0/A1尺寸的掛圖，我就通過拍照的方式留檔。

經(jīng)過一段時(shí)間的努力，我留存的這些培訓(xùn)材料都轉(zhuǎn)成了電子文檔。同時(shí)我對這些文檔按照課題進(jìn)行了分類歸檔。

這樣一番改善后，不只是原來需要一整個(gè)文件柜的儲(chǔ)存空間被釋放出來，我發(fā)現(xiàn)我查閱這些文檔的次數(shù)比之前更頻繁了，因?yàn)檫@些文檔就在我電腦里，無論我身在辦公室，還是在出差中，只要有查閱的需求，我就直接找到相應(yīng)的文檔就好了。

2， 打造共享空間

這里所指的共享空間，既是物理上的，也可以是虛擬的電子化空間。

我們之前舉例過，公司的培訓(xùn)資料很多人都在公共盤上存檔了一份。面對這種情況，比較好的解決方法，是制定一套公共盤的使用規(guī)則，并在此基礎(chǔ)上，開展定期的檢查和清理，督促人員盡可能減少文件重復(fù)出現(xiàn)的情況。例如新員工入職培訓(xùn)所涉及的全部培訓(xùn)資料，我們就可以專門建立一個(gè)容易查找的路徑，或者就設(shè)置一個(gè)專用的工作臺(tái)，并將所有相關(guān)培訓(xùn)資料、記錄等存放于此路徑或者工作臺(tái)的電腦里。這樣大家要使用的話，就“按圖索驥”就好了，而不是人人在公共盤上存檔一份。

我們也需要思考，在辦公室里，如何建立物理上的共享空間。什么叫物理上的共享空間呢？上面提到的工作臺(tái)就是物理上存在的一個(gè)空間。再比如說每個(gè)人偶爾都有可能會(huì)用到一些文具，例如大的打孔機(jī)、大規(guī)格的訂書機(jī)、塑封機(jī)等等，對于這種每個(gè)人使用頻率不高的辦公用品、器具，與其每個(gè)人各自備一個(gè)，不如在辦公室內(nèi)建立一個(gè)公共的共享區(qū)域，專門用來規(guī)劃放置這些物品。這就是共享空間的概念。

通過共享空間，減少了個(gè)人儲(chǔ)存保管物品的數(shù)量和需要。等于是將人人備一個(gè)小倉庫，變成一個(gè)共享的工作站。

建立共享空間就是一個(gè)控制庫存的例子。我們需要在這方面認(rèn)真研究一下，如何將日常所需要使用到的物品降到低。如何做到不需要的東西，就不要出現(xiàn)在現(xiàn)場。需要的東西，如何區(qū)分使用頻率，并做好相對應(yīng)的庫存控制。

3， 使用電子記事本

很多人喜歡使用記事本做記錄，開會(huì)時(shí)帶著記事本，去現(xiàn)場帶著記事本。記事本上經(jīng)常書寫得潦草不說，日后真要想翻找相關(guān)記錄，一個(gè)是很有可能要費(fèi)一番功夫才能找到，二是找到了，還不一定能讀得懂。當(dāng)然還有可能是，記事本都找不到了。

對于我來說，我發(fā)現(xiàn)使用電子記事本更有效。我可以在電子記事本上，根據(jù)課題、或者客戶、日期等分類建檔，這樣索引查找起來非常方便。第二呢，電子輸入的文檔也更容易閱讀。如果是走現(xiàn)場使用了紙張進(jìn)行了記錄、或者討論中手工畫過一些草圖什么的，一般我也會(huì)拍照附加在相應(yīng)的記事本文檔中，并做簡要的歸納說明，以便日后查看起來一是容易查找，二是也容易看得懂。

4， 維護(hù)好電子日歷，做好時(shí)間管理

豐田章男的辦公桌上放了多本臺(tái)歷，這引起了我的好奇。他是怎么使用這些臺(tái)歷的呢？他日常日程安排會(huì)用到這些臺(tái)歷嗎？還是說這些工作都由秘書來完成，而這些臺(tái)歷對他來說，也都是“美好”的擺設(shè)？

我自己的工作習(xí)慣是只在辦公桌上擺放一個(gè)臺(tái)歷，并在上面記錄一些重要的提醒事項(xiàng)。而這些事項(xiàng)和大部分的會(huì)議日程安排，我則維護(hù)在我的電腦上的電子日歷里。（現(xiàn)在的應(yīng)用，也可以做到電腦、手機(jī)同步。）

這樣做的原因，是如果我坐在工位上辦公，臺(tái)歷就擺在抬頭可見的位置，所以當(dāng)月、當(dāng)天的重要事項(xiàng)，我能夠一眼就看到。而在電腦、手機(jī)上的日歷提醒，則可以更好地移動(dòng)服務(wù)，以便能及時(shí)提醒。

除了做好行程日歷的維護(hù)更新，要想做好時(shí)間管理，還要學(xué)會(huì)管理會(huì)議邀請。

什么叫管好會(huì)議邀請呢？就是對于不需要自己參加的會(huì)議，或者參加的意義不大，又或者不用通過會(huì)議方式，而是私下面對面兩人溝通更好的情況下，要學(xué)會(huì)對收到的會(huì)議邀請說“不”。與其不聞不問就接受了會(huì)議邀請，結(jié)果到頭來會(huì)議時(shí)間一片沖突，或者去參加會(huì)議時(shí)發(fā)現(xiàn)自己能夠做得貢獻(xiàn)也不大，還不如在收到邀請時(shí)詢問一下對方，是需要我參與做決定、還是只是旁聽，是需要被咨詢，還是要提供意見，不去會(huì)有什么影響，不召開而是私下溝通行不行？在這個(gè)判斷的基礎(chǔ)上，再?zèng)Q定“要”還是“不要”參加會(huì)議。

這本身也是一種清理。

如果是我召集的會(huì)議，這些問題也是需要問一下自我，再來決定“要”還是“不要”召集會(huì)議。

5， 通知、布告的發(fā)布需標(biāo)明有效日期

對于在告示欄內(nèi)張貼的通知、布告，統(tǒng)一要求在某一個(gè)固定的位置，標(biāo)明有效日期。這樣可以方便大家判斷一個(gè)通知、布告是不是還需要保留在布告欄的現(xiàn)場。

對于超出日期的通知、布告，任何人無需詢問當(dāng)事方，就可以做主將通知、布告撤除。這樣可以有效地保持布告欄只保留“要”的通知。

類似地，無論是辦公室、還是車間現(xiàn)場張貼的文檔、作業(yè)指導(dǎo)書、存檔的紙質(zhì)文檔，也可以采取標(biāo)注日期的方式，比如下一次審核更新的日期，或者是文件發(fā)布的日期。對于作業(yè)指導(dǎo)書來說，即使只是標(biāo)注文件發(fā)布的日期，而沒有標(biāo)注有效日期，也可以幫助大家做好版本的管理，同時(shí)也可以讓管理人員、崗位人員了解到，本區(qū)域的流程、作業(yè)有多久沒有進(jìn)行過優(yōu)化了。對于存檔在檔案室里的文檔，使用清晰的標(biāo)識(shí)，標(biāo)出相關(guān)文件的有效期，以便人員按目視標(biāo)識(shí)及時(shí)清理。

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