那么我們?nèi)绾卧谇謇淼幕A(chǔ)上做到這一點(diǎn)呢？
1， 研究物品的使用頻率和數(shù)量
在第一關(guān)-清理的基礎(chǔ)上，我們對(duì)物品進(jìn)行了“要”和“不要”的區(qū)分，并對(duì)不要的物品予以了處置。對(duì)于“要”的物品，我們?cè)谶M(jìn)入到5S第二關(guān)-整頓時(shí)，就要進(jìn)一步分析物品的使用頻率和數(shù)量。
首先是對(duì)頻率的分析。根據(jù)使用頻率，我們可以將物品界定為常用、普通、不常用，而每一檔分類，還可以進(jìn)一步的予以區(qū)分。比如常用的物品，我們可以進(jìn)一步界定為每小時(shí)都使用、每日使用一次、每周使用一次。是否需要進(jìn)一步細(xì)分，分類的時(shí)間長(zhǎng)短如何劃定，需要根據(jù)所要整頓的區(qū)域特性，例如空間大小、現(xiàn)有儲(chǔ)物空間、是否有儲(chǔ)物空間擴(kuò)容或者優(yōu)化的可能、物品使用情況，進(jìn)行通盤考慮。
在界定使用頻率的同時(shí)，我們也需要對(duì)物品每次使用的數(shù)量進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。
2， 進(jìn)行動(dòng)作觀察和作業(yè)習(xí)慣的分析
將物品擺放整齊，特別是在大掃除時(shí)、或者有訪客來(lái)參觀時(shí)，不是一件難事。但是單純地將物品擺放整齊，并不是整頓。如果我們不能夠給物品找到一個(gè)合適的“家”，“敷衍了事”的擺放整齊是不會(huì)維持多久的。設(shè)備一開動(dòng)，工作一開始，或者訪客一走，擺放整齊的物品就會(huì)重新恢復(fù)到雜亂狀態(tài)。
要想為物品找到一個(gè)合適的“家”，就需要對(duì)物品的使用習(xí)慣、使用者的作業(yè)進(jìn)行動(dòng)作觀察。
動(dòng)作觀察，簡(jiǎn)單來(lái)講，就是觀察物品使用者，在使用該物品的作業(yè)過程中，具體都做了些什么，是如何取、用、放這些物品的，作業(yè)的步驟如何。這將幫助我們理解為什么物品會(huì)被“隨意”放置在某個(gè)位置，為什么物品會(huì)要花時(shí)間尋找。而動(dòng)作觀察還會(huì)幫助我們識(shí)別作業(yè)中存在的浪費(fèi)，也就是改善的機(jī)會(huì)。比如說(shuō)，在換產(chǎn)的過程中，因?yàn)閷ふ也煌墓ぞ�、模具，而到處走�?dòng)進(jìn)行尋找和取用，或者說(shuō)，工具擺放的位置過高，取用不方便，或者需要頻繁扭腰、彎腰、轉(zhuǎn)身進(jìn)行拿放。明明是經(jīng)常使用的工具，卻被安排了一個(gè)距離工作站有點(diǎn)遠(yuǎn)的“家”，于是使用者往往難以遵照要求，將物品放置回規(guī)定的位置。
通過動(dòng)作觀察，可以幫助我們更好地理解使用者的現(xiàn)有作業(yè)習(xí)慣、是否有改善的機(jī)會(huì)、以及如何取用才會(huì)更加方便。
3， 設(shè)計(jì)物品存儲(chǔ)放置的方案
在分析使用頻率和數(shù)量、動(dòng)作觀察的基礎(chǔ)上，我們接下來(lái)就可以對(duì)物品的擺放、取用放的方式，進(jìn)行規(guī)劃設(shè)計(jì)了。對(duì)于使用頻率高的物品，我們要考慮盡量靠近使用地點(diǎn)，而不用走動(dòng)，來(lái)回去取放。對(duì)于使用頻率不高的物品，我們則可以根據(jù)空間利用的情況，將其放置在稍遠(yuǎn)的地方，而對(duì)于一年才用一次這類使用頻率極低的物品，我們則可以統(tǒng)一規(guī)劃存儲(chǔ)的區(qū)域，或者可以考慮是否能通過租用、使用一次性用具用品的方式予以取代。
在設(shè)計(jì)方案時(shí)，我們可以參考三定原則、目視化原則、防錯(cuò)法、ECRS、人機(jī)工程等經(jīng)典而又有用的方法。
三定原則為“定位”、“定項(xiàng)”、“定量”，它指引我們思考如何給物品找到一個(gè)合適的位置、并且明確所放置該處的物品是什么、數(shù)量是多少（以及如何補(bǔ)貨）。
目視化原則是讓我們思考如何通過顏色管理、標(biāo)識(shí)、透明化等方式，做到直觀，對(duì)于在該區(qū)域工作的人員，甚至是初來(lái)乍到的人，都能夠一目了然地看懂相關(guān)指示，明白相關(guān)標(biāo)識(shí)在提醒什么。
防錯(cuò)法，又叫防呆法（Poka Voke）。我們?cè)谠O(shè)計(jì)方案時(shí)，需要考慮如何可以采用一些方法，讓使用者不會(huì)犯錯(cuò)。比如在工夾具放置的工作站，通過與工夾具相匹配的裝置，使得只有與之匹配的工夾具可以放置歸位。
ECRS是四個(gè)英文單詞的縮寫，它們分別是Eliminate，Combine，Rearrange，Simplify，也就是消除、合并、重組和簡(jiǎn)化。ECRS是在動(dòng)作觀察和識(shí)別浪費(fèi)的基礎(chǔ)上，幫助我們思考如何通過消除相關(guān)操作、對(duì)作業(yè)進(jìn)行合并、重新排列作業(yè)的順序、或者是對(duì)作業(yè)進(jìn)行簡(jiǎn)化，來(lái)尋找解決方案。比如說(shuō)，在換產(chǎn)的時(shí)候，與其四處尋找換產(chǎn)所用的工夾具、工具、零部件等物品，我們能否建立一個(gè)換產(chǎn)車，將所有物品集中在換產(chǎn)車上，換產(chǎn)時(shí)只要將小車推到設(shè)備要作業(yè)區(qū)域即可，而不是四處尋找物品。
人機(jī)工程學(xué)是通過研究人出力的規(guī)律或人工作的規(guī)律，來(lái)找到合適地、適度地勞動(dòng)和用力的解決方案。將人機(jī)工程學(xué)借鑒到為物品找個(gè)家中，可以幫助我們找到物品取用方式更合理的方案。
4， 必要時(shí)，進(jìn)行方案的模擬演練
我最早接觸5S的培訓(xùn)學(xué)習(xí)，是在一家生產(chǎn)抽水馬桶的制造工廠。前來(lái)培訓(xùn)我們的是一位來(lái)自日本的老專家。專家安排學(xué)員進(jìn)行了分組，每組針對(duì)現(xiàn)場(chǎng)作業(yè)，各自選取一塊區(qū)域進(jìn)行5S的改善，而在對(duì)區(qū)域進(jìn)行了清理之后，在整頓該區(qū)域時(shí)，專家就要求我們對(duì)區(qū)域內(nèi)的工具、物品、原材料、包材、零部件進(jìn)行方案的規(guī)劃。
在進(jìn)行方案規(guī)劃時(shí)，因?yàn)椴荒艽_定是否有效，所以專家就要求我們可以先用木板、紙板等，將所設(shè)計(jì)的方案模擬試加工出來(lái)。這樣就可以在現(xiàn)場(chǎng)直接進(jìn)行試用演練，而不是一有設(shè)計(jì)規(guī)劃方案，就找加工商進(jìn)行五金件的加工制作。這樣就避免了后期方案還需要改動(dòng)，而導(dǎo)致了加工制作的浪費(fèi)。
這就是模擬演練的好處。所以，必要時(shí)，我們可以對(duì)方案，采用模擬演練。
5， 試行方案并尋求反饋
無(wú)論是采用了模擬演練的方式，還是直接將方案予以實(shí)施，我們都需要收集用戶的反饋。當(dāng)然在上述的改善環(huán)節(jié)中，都需要最終用戶直接參與到改善中，這樣就可以在分析數(shù)據(jù)、動(dòng)作觀察、方案設(shè)計(jì)、模擬演練、試行方案中及時(shí)收集到用戶的反饋。
6， 進(jìn)一步完善方案
在反饋的基礎(chǔ)上，對(duì)物品的擺放、取用放方案進(jìn)行進(jìn)一步的完善，并將完善后的方案予以實(shí)施。
7， 將當(dāng)前方案標(biāo)準(zhǔn)化
整頓的方案實(shí)施的同時(shí)，我們也需要著眼于相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)的建立。
這些標(biāo)準(zhǔn)包括物品存放、使用頻率統(tǒng)計(jì)清單，目視化標(biāo)準(zhǔn)指引，改善案例的單點(diǎn)教材。
物品存放、使用頻率統(tǒng)計(jì)清單，將幫助我們將現(xiàn)有物品的擺放位置、方式、標(biāo)識(shí)方法、使用頻率等作出清晰的統(tǒng)計(jì)，以便作為日常實(shí)施的一個(gè)指引，同時(shí)可以起到培訓(xùn)教育新人的作用。
目視化標(biāo)準(zhǔn)則是對(duì)我們使用的顏色管理規(guī)則、標(biāo)簽標(biāo)識(shí)方式等進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化，以便使用者在今后可以有據(jù)可依。
改善案例的單點(diǎn)教材，則是將改善的思路、方法，整理成一頁(yè)清晰、直觀的培訓(xùn)材料，從而起到將改善方法分享給其他團(tuán)隊(duì)成員，并作為后續(xù)培訓(xùn)資料的作用。
通過上述七步，我們可以循序漸進(jìn)地切實(shí)做好整頓的工作。在對(duì)上述七步的介紹中，相信大家也看到了，要想做好整頓，我們會(huì)需要運(yùn)動(dòng)到多種不同的工具，需要開動(dòng)腦筋，尋找最優(yōu)方案，這也是提醒我們，要為物品找到一個(gè)合適的“家”，絕不是一件輕松地、可以一蹴而就的事情。
文章內(nèi)容聲明:部分圖片及內(nèi)容來(lái)源于網(wǎng)絡(luò),我們整理發(fā)布存儲(chǔ)，如有侵權(quán),請(qǐng)聯(lián)系我們,將第一時(shí)間刪除
