商務(wù)英語的實(shí)用性很強(qiáng)，外商在這方面不能隨意，要有著嚴(yán)格的規(guī)范。特別是在商務(wù)交往中，規(guī)范的商務(wù)用語往往能給他們留下嚴(yán)謹(jǐn)、成熟的印象，為其成功打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。談到規(guī)范，就要從基礎(chǔ)的商務(wù)信件說起，這是從事國際貿(mào)易人士經(jīng)常要處理的。今天湖南企發(fā)文化傳媒有限公司為大家?guī)砹送暾挠⑽泥]件寫作技巧，從而搞懂如何快速又準(zhǔn)確的寫好并寄出一封的商業(yè)郵件！
一封商務(wù)信函通常由信頭(Letterhead)、信函編號(Reference Number)、日期(Date)、信內(nèi)地址(Inside Address)、請某人注意行(Attention)、稱呼(Salutation )、主題(Subject)、正文(Body of theletter)、結(jié)尾敬辭(Complimentary Close)、簽名(Signature)、附件(Enclosure)、抄送(Carbon Copy Notation)和附言(Postscr1pt)組成。其中信頭、日期、信內(nèi)地址、稱呼、正文、結(jié)尾敬辭和簽名是不可缺少的組成部分，其他部分可根據(jù)公司習(xí)慣和信函具體內(nèi)容有所增減。因此要符合上述交流的要求,并且樹立起專業(yè),以顧客為本和思維清晰的形象,要注意如下一些問題。
1.1 讀者
了解讀者是成功的關(guān)鍵。無論任何交流(無論是文書的還是口頭的交流)的首要原則便是了解聽眾,一切都圍繞著這一原則進(jìn)行。
1.2 遣詞
簡單的詞效果是。閱讀理解研究的結(jié)果顯示,如果文章的難度稍稍低于人們通常的理解水平,那他們理解起來就會更快。在生意場上的人,無論是老板還是打工族都沒有時間為了看懂生詞而去查字典。所以為了確保普通讀者正確理解你的意思,盡量挑選短小精悍的簡單詞匯。這樣也就減少了產(chǎn)生誤解的可能。行話仍有用武之地。行話是在特定的團(tuán)體或行業(yè)內(nèi)使用的專業(yè)語言。如果給這樣的團(tuán)體寫信,行話就能比平常的語言更清晰更準(zhǔn)確地解釋某些概念,也有助于技術(shù)人員讀者建立起和諧友好的聯(lián)系。
1.3 造句
句首、句尾的內(nèi)容應(yīng)該得到突出。人們在看電視情景喜劇時也是這樣一個情形,他們一打開電視,因?yàn)槭煜∏榈陌l(fā)展看到中間就會開溜去看其他頻道,然后再回來看結(jié)尾。因此別把重要信息埋沒在長句的中間位置,這樣可能會被人忽略漏看。
商務(wù)應(yīng)用文句子的平均長度為15～18個單詞。這是使讀者能夠快速理解句意的佳長度。如果超過18個單詞,讀者看到這種句子要么會跳過中間的細(xì)節(jié),要么就會錯誤地理解句意，因此長句應(yīng)切成兩到三個短句為宜。
佳的商務(wù)信函應(yīng)該由長短不同的句子組成。太多長句會使人不知所措,太多短句則讀起來像是小兒絮語,長短句交錯的文章對讀者具吸引力。
標(biāo)點(diǎn)超過四處的句子令人難以卒讀。句子因?yàn)樘珡?fù)雜而需要那么多的標(biāo)點(diǎn)的話,讀者是很難讀懂的。把這樣的長句斷成兩句或更多的短句,這樣有助于有邏輯地清楚明白地表達(dá)觀點(diǎn)。表達(dá)三個乃至更多觀點(diǎn)時使用列表是辦法,標(biāo)題式的列表可以幫助讀者迅速掌握要點(diǎn),而且也留有的間隔。
1.4 分段
信函、備忘錄和報告的起始段落與結(jié)尾段落的長度不應(yīng)超過三到四行。從心理學(xué)的角度上看,如果段落過長,就可能使讀者不愿意花時間繼續(xù)看下去。結(jié)尾段落也應(yīng)該簡短扼要,明白說明讀者應(yīng)該采取怎樣的行動。意思表達(dá)得越清楚越準(zhǔn)確,越有可能得到想要的效果,位于信函、備忘錄或報告肢體部分的段落絕不應(yīng)該超過8行長。今天的讀者已經(jīng)不習(xí)慣長篇大論,他們會撇開中間的段落只看和后一句。因此,為了保證讀者不漏掉重要的信息,將段落長度控制在8行以內(nèi)是。
電子郵件中的起始和結(jié)尾應(yīng)該只有2～3行長,主題部分段落長度不應(yīng)該超過5行。凡事為讀者著想起見,盡可能縮短段落。
1.5 外觀
外觀是非常重要的。大多數(shù)人并不關(guān)心文檔的外觀。然而一封信函,電子郵件或報告的外觀如何,在很大程度上決定了收件方是否愿意拆開閱讀。如果其書寫潦草難懂,那對方可能就會忽略其內(nèi)容或推遲到以后再閱讀。
選擇合適的字體和字號。字體應(yīng)以適宜閱讀為標(biāo)準(zhǔn)�，F(xiàn)在有了word軟件,人們有機(jī)會使用多種大量不同的字體,但是如果同時使用多種字體,寫出的東西就會獲得“勒索信”一樣的效果。字號要慎重的選擇,太小太大都不利于讀者的閱讀。
絕不要整篇文檔或電子郵件都用大寫字母、粗體字或斜體字來寫。有些人以為這樣可以突出個人的風(fēng)格或趣味,于是大部分甚至整篇文檔都用大寫字母、粗體字或斜體字來寫。但是這些字體很難閱讀,如果不加節(jié)制的濫用,反倒使它們喪失了正常的功用——對某些單詞或習(xí)語起到強(qiáng)調(diào)作用。只在其強(qiáng)調(diào)作用時用大寫字母、粗體字或斜體字。
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